Wenn eine Abbildung, die bereits publiziert wurde, zum Beispiel in einem eigenen Fachartikel, Buchkapitel oder einer Präsentation integriert werden soll, muss der Ursprung der Abbildung bestimmt werden. Dies ist zum einen für das korrekte Zitieren erforderlich, zum anderen ist es nur so möglich, die für die Veröffentlichung in der eigenen Publikation benötigten Rechte einzuholen.
Im zweiten Schritt gilt es, die Nutzungsrechte an der Abbildung zu identifizieren und mit den für das eigene Vorhaben benötigten Rechten abzugleichen. Anschließend können die benötigten Rechte beim Inhaber der Nutzungsrechte erbeten werden. Bei alledem ist darauf zu achten, dass der Inhaber der Quelle der Abbildung, beispielsweise der Verlag im Falle einer vorangegangenen Fachbuch- oder Zeitschriftenpublikation, nicht notwendigerweise Inhaber der erforderlichen Nutzungsrechte für die Zweitnutzung ist.
Diese können beim Urheber, also bei demjenigen, der die Abbildung oder das Foto tatsächlich angefertigt hat, liegen. Demnach wäre der Verlag nur die erste Anlaufstelle für die Rechteklärung. Von dort aus muss man sich ggf. weiterhangeln, um den Urheber, ggf. über weitere Stationen, ausfindig zu machen, damit man diesen um Erlaubnis zur Zweitnutzung bitten darf. Häufig wird übersehen, dass in manchen Fällen für die urheberrechtskonforme Verwendung der Abbildung die Angabe der Quelle (Verlag, Fachzeitschrift o.ä.) und die Nennung des Urhebers (Grafiker, Fotograf, Kollege o.ä.) erforderlich sind. Dies sollte im Rahmen der Rechteklärung mit erfragt werden.
Im Rahmen der Rechteklärung ist auch darauf zu achten, dass man die Publikationserlaubnis für die richtige Nutzungsart erhält. So wird urheberrechtlich etwa zwischen einer Publikation in Zeitschriften, in Fachbüchern und in Online-Diensten unterschieden, die sich abermals auf verschiedene Dienste herunterbrechen lassen (Websites, Apps, Social Media etc.): Wer die Rechte für eine Zeitschriftenpublikation erworben hat, darf die betreffende Abbildung nicht automatisch für das Online-Pendant des Mediums verwenden.
Nicht selten wird der Versuch unternommen, die dabei anfallende Arbeit zu umgehen, indem eine Abbildung übersetzt, ergänzt, nur ausschnittsweise verwendet, gespiegelt oder farblich verfremdet wird. Dies alles reicht jedoch nicht aus, um ein eigenes Werk zu schaffen und die Notwendigkeit einer Nutzungsrechteinholung und des Zitierens des Originals zu umgehen. Davon ist abzuraten. Die Verfremdung ist in der Regel nicht nur eine unerlaubte Vervielfältigung, da sie auf einer Kopie des Originalwerks basiert, sondern auch noch eine Bearbeitung, die ohne Zustimmung des Urhebers nicht gestattet ist. Es besteht die Gefahr einer gleich doppelten Urheberrechtsverletzung mit verschärften Konsequenzen.